Dagvoorzitters zijn er in vele soorten en maten. Zelfs al lukt het je de goede van de slechte te onderscheiden (zie ook: http://www.dagvoorzitter.nl/weblog/2009/02/podiumbeest-of-prutser/), dan nog is de vraag: wie van deze professionals past het best bij mijn evenement? Iedere bijeenkomst vraagt om zijn eigen beste dagvoorzitter. Daarom zou je een aantal zoekcriteria (ik hou mevan harte aanbevolen voor aanvullingen!) kunnen hanteren, waarmee iedere organisator in mijn ogen een profiel van de ideale dagvoorzitter voor dat evenement kan schetsen.
Rol van de dagvoorzitter:
De term ‘dagvoorzitter’ is een containerbegrip. Een helder beeld van welke rol(len) hij of zij binnen het programma vervult helpt bij het uitzoeken van de juiste dagvoorzitter. Maak liefst een gerichte keuze uit (een combinatie van) de rollen:
Adviseur/Communicatie-expert: Praat in vroeg stadium mee over concept, programma-indeling en inhoud
Brainstormer: Inventariseert gezamenlijke kennis en creativiteit; begeleidt weging van de uitkomsten
Discussie-/debatleider: Leidt de uitwisseling van visies, meningen en feiten
Energizer/motivator: Tilt de bijeenkomst naar een hoger energieniveau
Entertainer: Ondersteunt het programma door inzet showelementen
Facilitator: Begeleid processen binnen de groep en helpt deelnemers het gesprek optimaal te voeren
Interviewer: Krijgt in gesprek met sprekers, panelleden en deelnemers alle relevante informatie boven tafel
Marktmeester: leidt uw (banen/product) markt in goede banen
Moderator/katalysator: Maakt diepere lagen zichtbaar en begeleidt (verhitte) gemoederen naar optimaal eindresultaat
Presentator/ceremoniemeester: Zorgt dat het programma op schema verloopt en legt soepele verbanden tussen onderdelen
Karakter van de dagvoorzitter:
Iedere groep vereist zijn eigen aanpak om het gestelde doel te bereiken. Jouw dagvoorzitter kan niet anders dan zichzelf zijn; dat is tegelijk zijn kracht en zijn zwakte.
Het is daarom van groot belang te bedenken, welk ‘type mens’ met welke persoonlijke vaardigheden het meest effectief je bijeenkomst kan leiden. Is hij/zij: analytisch, bescheiden, charismatisch, creatief/vernieuwend, energiek/inspirerend, humoristisch, improvisator, inhoudelijk sterk, interactief, kritisch, nieuwsgierig/luisteraar, prikkelend, sturend/resultaatgericht, verbindend/bruggenbouwer?
Soort bijeenkomst:
De begrippen ‘evenement’ en ‘bijeenkomst’ zijn erg breed. Onder die noemer valt een scala aan vormen, die ieder hun eigen kenmerken hebben en dus ieder hun eigen soort dagvoorzitter vragen.
Ruwweg zou een organisator zijn evenement moeten indelen in (een combinatie van) de volgende rubrieken: congres, discussie-bijeenkomst, feestavond, informatie-bijeenkomst, inspraakbijeenkomst, (jaar)vergadering, kick-off, , managementmeeting, netwerk-/kennismakings-bijeenkomst, productpresentatie, seminar, studiedag, symposium, teambuilding, workshop/training.
Het onderwerp:
Maakt het uit of uw dagvoorzitter inhoudelijk iets van het onderwerp weet? Ja en nee.
Een te grote inhoudelijke expertise kan een rem zijn: het verhindert het stellen van onverwachte vragen. En de benodigde basiskennis kun je in de aanloop naar het evenement opdoen.
Aan de andere kant: een dagvoorzitter die helemaal niets met het onderwerp heeft, zal ook met research niet op een voldoende basisnivo komen. Interesse is een voorwaarde voor begrip. De een snapt nu eenmaal niets van computers, de ander heeft een aversie tegen religie. Een GoedeDagVoorzitter kan een breed scala aan onderwerpen aan, maar geeft duidelijk aan waar je hem vooral niet voor moet inhuren
