BedrijfsfeestNieuws.nl

easyJet, de tweede grootste luchtvaartmaatschappij in Nederland, heeft een pan-Europese commerciële overeenkomst getekend met American Express Global Business Travel. De…

Rob van Duijn is per 2 januari 2012 aangesteld als de nieuwe hotelmanager van Librije’s Hotel, het vijfsterren hotel van Jonnie en Thérèse Boer in Zwolle. Als hotelmanager is Van Duijn het nieuwe gezicht en aanspreekpersoon, waarbij hij…

Evenementen staan niet langer op zich. Dankzij de social media maakt iedere bijeenkomst voortaan onderdeel uit van een voortgaande reeks communicatiemomenten, on-line en off-line. De organisator bepaalt niet meer in zijn eentje wat er besproken wordt en hoe het proces eruit ziet: de deelnemers eisen échte interactie.

Ook de rol van de dagvoorzitter digitaliseert, nu de manier waarop mensen met elkaar in gesprek gaan verandert. Wat mij opvalt is dat social media vooral gebruikt wordt voor event-marketing en nog heel weinig om het inhoudelijke resultaat te verbeteren. Ik hoop dat daar snel verandering in komt en zet daarom mijn ervaringen met digitaal discussiëren graag op een rij, met daarbij de kanttekening dat ik ook nog zoekende ben en open sta voor input.

Voorafgaand aan het evenement
Om te beginnen wil ik het hebben over de inzet van social media in de aanloop naar een bijeenkomst. Steeds vaker leid ik als dagvoorzitter bijvoorbeeld discussiegroepen op LinkedIn of communiceer ik met toekomstige deelnemers via Twitter.
Een paar ervaringsfeiten:

Stel vragen die er echt toe doen: als er op een discussieonderwerp geen respons komt, ga er dan niet vanuit dat de doelgroep niet wil, maar durf simpelweg toe te geven dat de vraag ze dus kennelijk niet interesseert. Wees blij met dit inzicht, verwijder het topic en probeer het opnieuw;

Maak vooraf een heldere keuze: hoe wil je de social media gebruiken in relatie tot het congres? Wil je inventariseren, wil je bepaalde discussiepunten alvast aanzwengelen om daar live op door te gaan, wil je polsen wat er leeft, wil je deelnemers mee laten beslissen over de concrete invulling van de dag, … etc. Vanuit deze keuze volgt vanzelf de juiste balans in de manier waarop je verschillende social media (niet) inzet.

Kies voor een mix: integreer vanaf dag één prikkelende gesprekken via Twitter, LinkedIn, mail, etc

Geef het woord aan de deelnemers: vraag je publiek wie ze willen horen, wat ze willen leren, welke onderwerpen ze willen bespreken en stem daar je programma op af. Geef bijvoorbeeld 10 opties voor sprekers en nodig de 6 meest populaire uit. Of stel een paar programma-elementen voor en kijk welke men kiest.

Zorg voor structuur: dat de grens tussen zender en ontvanger verdwijnt, wil niet zeggen dat er geen behoefte meer is aan gespreksleiding. Zonder regelmatige samenvattingen en doorvertalingen naar vervolgvragen is er geen focus in de groep en zullen mensen afhaken. Feit is wel dat de digitale dagvoorzitter niet meer bepaalt, maar veel meer begeleidt.
De situatie kan ontstaan dat één discussie erg wijdlopig wordt en dat het zinnig kan zijn te splitsen, net zoals het kan voorkomen dat je een aantal separaat ontstane discussies juist samen wilt voegen. Dan kan het helpen één of meerdere discussies (met vooraankondiging) stop te zetten en nieuwe (met heldere inleiding) te starten;

Maak de moderator zichtbaar: Zet liefst de dagvoorzitter in (als hij ervaring heeft met dit fenomeen) als moderator. Hij/zij is gewend gesprekken te leiden en ze leren hem vast kennen voor de dag zelf.
Laat hem minimaal één keer per dag naar lopende discussies kijken én reageren. Ook als een groepslid zelf een gespreksonderwerp post (en daar hoop je natuurlijk op), reageer dan snel; niet om zijn onderwerp over te nemen, maar wel om steeds zichtbaar te maken dat er een groepsleider is;

Stimuleer sprekers om mee te doen: door ook hen on-line in een vroeg stadium met deelnemers in gesprek te brengen ontstijgt het programma het niveau van zenden&ontvangen. Het stelt de sprekers bovendien in staat hun optredens op maat te snijden (en dat mag ook van hem/haar geëist worden, vind ik);

Kies voor continuïteit: Social media lenen zich voor een voortdurend proces, in tegenstelling tot de momentopname dat een evenement vaak is. De keren dat ik tot nu toe op deze manier heb gewerkt, heb ik ook na het event nog een aantal weken lopende gesprekken begeleid, om vervolgens het beheer over te dragen aan de opdrachtgever. Gaat het echter om een doorgaand proces en komt er op termijn wellicht weer een live-bijeenkomst, dan kan ik me voorstellen dat het beheer in handen blijft van de digitale dagvoorzitter.

Accepteer dat ‘de mensen’ nog moeten wennen: het betrekken van je bezoekers gaat de ene keer beter dan de andere.

Tijdens het evenement

En dan komt de dag van het evenement. En ook tijdens het congres biedt de communicatie via de sociale media grote kansen. Mijn tips zijn:

Accepteer dat het bestaat: twitteren, chatten etc. tijdens een bijeenkomst is niet onbeleefd, het is de nieuwe manier van communiceren. Accepteer ook dat mensen steeds vaker slechts een deel van het programma actief zullen volgen en op andere momenten hun aandacht aan iets anders geven. Aan de congresorganisator de uitdaging zo te programmeren dat niemand ook maar een seconde wil missen

Gebruik het in je voordeel: probeer te achterhalen (en dat is niet moeilijk, want het is immers on-line te volgen) waarom/waarover iemand bijvoorbeeld Twittert. Doet hij het, omdat het congres voor hem niet interessant is of is het juist zo aansprekend dat hij het met iedereen wil delen. Gebruik deze kennis in je voordeel in plaats van je er tegen te verzetten.

Werk met een social-media-manager: heel veel toegevoegde waarde van de social media gaat verloren, omdat niemand zich er op toelegt. Als dagvoorzitter wil ik graag weten als één bepaalde opmerking in veel tweets terug komt, maar zelf kan ik niet op het podium tijdens een forumdiscussie on-line gesprekken volgen. Ik ben daarom erg blij als er iemand is, die dit voor me doet.

Laat de deelnemers aan het roer: ook tijdens de dag kun je het programma nog aanpassen aan de wensen van de aanwezigen. Laat je deelnemers bijvoorbeeld mede laten bepalen welke workshops in de middag nog een keer herhaald moeten worden, welke sprekers de meeste tijd moeten krijgen, welke vraag de dagvoorzitter moet stellen aan de minister etc.

Zorg voor toegevoegde waarde: veel toepassingen worden vooral ingezet als ‘trucje’. Een twitter-fountain is echt prachtig, maar wat voegt het wezenlijk toe, als je de geplaatste tweets niet gebruikt om je programma inhoudelijk vorm te geven? En waarom laat je mensen stemmen per SMS, als je vervolgens niets met de uitslagen doet?

Ik ben erg benieuwd naar jullie ervaringen. Hoe geven jullie invulling aan het gebruik van social media tijdens evenementen?

MuzyQ Studio’s is een energieke plaats waar zowel professionele als amateurmuzikanten, organisaties en ondernemers het hele jaar door van ‘s ochtends vroeg tot ‘s avonds laat terecht kunnen. Er worden dagelijks muzieklessen…

Soldaat van Oranje – De Musical is opnieuw verlengd, nu tot en met juli 2012. Producenten Fred Boot en Robin De Levitamaakte dit deze week bekend. Daarnaast presenteerde zij de nieuwe cast, met in de hoofdrollen onder meer Dragan Bakema als Erik…

Bilderberg Hotel Jan Luyken is gekozen tot Bilderberg Hotel van het Jaar 2011. Het Amsterdamse Boutique hotel kreeg de onderscheiding tijdens een feestelijke bijeenkomst toegekend, vanwege het behalen van de hoogste scores op het gebied…

Iedereen was het er afgelopen dinsdagavond over eens: 2012 wordt een spannend en uitdagend jaar. Tijdens de nieuwjaarsreceptie van het Genootschap voor Eventmanagers & Preferred Suppliers, Platform…

Iedereen was het er afgelopen maandagavond over eens: 2012 wordt een spannend en uitdagend jaar. Tijdens de nieuwjaarsreceptie van het Genootschap voor Eventmanagers & Preferred Suppliers, Platform Museum Locaties, Freelance Event Professionals en IDEA heerste eensgezindheid.

De boodschap van de avond in Het Scheepvaartmuseum: investeer in relaties en ga voor samenwerking.

Samen gaan we de prachtige horizon tegemoet….
Samen staan we sterk, als opwas tegen alles wat komen gaat. Niet opvarend, maar kabbelend, tegen de negatieve stroming in en deinend op de kracht van elkaar. Hoe toepasselijk dat een recordaantal van meer dan 250 ‘kwaliteitbezoekers’ akte de prescence gaf.

Het Scheepvaartmuseum en Grand Catering
“Het succes van de nieuwjaarsreceptie was mede te danken aan Het Scheepvaartmuseum en Grand Catering. Het Scheepvaartmuseum bood een fantastisch kader en Grand Catering verraste de bezoekers met uitermate creatieve én verantwoorde catering van Amsterdamse Helden,” aldus Leon Kruitwagen.

Vernieuwingsslag werpt vruchten af
Kruitwagen had het genoegen om een aftrap te geven aan het jubileumjaar van het Genootschap voor Eventmanagers. Het 10-jarig bestaan zal op passende én inhoudelijke wijze gevierd worden met verschillende bijzondere bijeenkomsten. De in 2010 ingezette vernieuwingsslag heeft vruchten afgeworpen. Het ledenaantal is in deze lastige economische tijd zelfs licht gestegen. Hij benadrukte dat het initiatief om – net als bij de organisatie van deze nieuwjaarsreceptie – meer samen te werken, samen de schouders onder het evenement te zetten én goed naar elkaar te luisteren, navolging verdient in deze lastige tijd.

Nieuwe initiatieven
Susanne te Riet van Het Platform Museum Locaties gaf aan dat de club flink tegen de stroom blijft oproeien. De bezuinigingen in de museale wereld noodzaken tot nieuwe initiatieven. Ook voor haar is samenwerken met opdrachtgevers en toeleveranciers de leidraad voor het komende jaar.

Het vijf jaar geleden opgerichte Platform blijkt een doorslaand succes en heeft evenementen een juiste plaats gegeven in de musea.

Het Platform telt nu bijna 70 toonaangevende musea.

Stevige basis voor FEP
Marcel Schouten, raadslid van Freelance Event Professionals, ziet de toekomst voor de Freelancer positief tegemoet. “FEP heeft in het eerste jaar van haar bestaan een stevige basis gelegd en gaat die nu uitbouwen.”

Jubileum IDEA en nieuwe voorzitter
IDEA jubileert ook in 2012. Het thema ‘Het beste idee is een IDEA-bureau’ blijft gehandhaafd. Het meldpunt WKR dat IDEA heeft ingesteld, kan door iedereen uit de branche gebruikt worden. Gerben Plasmeijer, voorzitter IDEA, meldde tot slot in zijn speech dat hij dit jaar zal aftreden als voorzitter. De nieuwe voorzitter zal dit voorjaar bekend worden gemaakt.

Bekijk alle foto's, gemaakt door Photonic, via deze website »
 

Er was even onduidelijkheid over het voortbestaan van House of Amsterdam als evenementenlocatie. Tot op heden, want het pareltje aan de Herengracht in Amsterdam is weer te reserveren voor zakelijke en feestelijke…